Reembolso de despesas entra na base do IBS e da CBS?
Chamar uma cobrança de “reembolso” não basta para afastar a tributação. A exclusão da base do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência estadual e municipal, e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, exige requisitos objetivos. A regra afeta prestadores que antecipam despesas de clientes.
Em 2026, ano de teste, a CBS tem alíquota de 0,9% e o IBS de 0,1%, com dispensa de recolhimento condicionada às obrigações acessórias. O impacto financeiro aumenta em 2027, quando a CBS substitui a Contribuição para os Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Contribuição para o PIS/Pasep) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), enquanto a transição do IBS prossegue. Contratos, documentos e sistemas já precisam distinguir reembolso verdadeiro de custo próprio repassado.
Quando o reembolso fica fora da base do IBS e da CBS?
Em regra, a base compreende o valor integral cobrado pelo fornecimento. A exclusão do reembolso exige três elementos simultâneos: (1) valor efetivamente pago pelo prestador, (2) despesa realizada por conta e ordem de terceiro e (3) documento fiscal emitido em nome desse terceiro.
Se uma consultoria compra uma passagem por conta do cliente, a exclusão depende de o documento fiscal identificá-lo como adquirente. O pagamento pela consultoria, isoladamente, não transforma o gasto em custo próprio.
Se o documento estiver emitido em nome da prestadora, a exclusão específica para reembolso deixa de cumprir a condição legal. Em regra, o valor repassado ao cliente comporá a base da operação, ainda que apareça em linha separada e seja chamado de “reembolso”. Qualquer margem, taxa de administração ou remuneração adicionada à despesa também integrará a base.
Contrato ou cobrança separada resolvem a classificação?
O contrato deve separar honorários, despesas por conta do cliente e eventual taxa administrativa. Convém autorizar a antecipação e orientar o fornecedor a emitir o documento no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do cliente.
Essas cláusulas ajudam a demonstrar a operação, mas não substituem os requisitos legais. O contrato ou o destaque em cobrança separada não corrige documento emitido para o adquirente errado.
Adiantamentos genéricos exigem prestação de contas: cada gasto deve ser relacionado ao documento correspondente, e eventual saldo devolvido ou compensado. Valores sem comprovação, excedentes e remunerações podem integrar o preço do serviço.
Quem pode aproveitar o crédito da despesa?
Com o documento em seu nome, o cliente é o potencial adquirente para fins de crédito. A prestadora não deve excluir o reembolso e apropriar crédito da mesma aquisição.
O crédito não é automático. Depende de apuração pelo regime regular — fora do recolhimento dos novos tributos no Simples Nacional —, documento idôneo, condição de adquirente, extinção do débito do fornecedor e ausência de vedação.
Se a nota estiver no nome da prestadora, eventual crédito poderá pertencer a ela, se atendidas as condições. O repasse ao cliente, contudo, não preencherá os requisitos da exclusão.
Como a NFS-e e o ERP devem registrar o reembolso?
A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) adaptada à Reforma Tributária prevê a segregação dos ajustes de base no grupo vAjusteBC. A Nota Técnica nº 009, ratificada pelo Ato Técnico Conjunto nº 1/2026, da Receita Federal do Brasil (RFB) e do Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CGIBS), identifica pelo código 103 o reembolso de produção externa por agência de propaganda e publicidade; pelo código 104, o reembolso de mídia dessas agências; e pelo código 199, os demais reembolsos ou ressarcimentos relativos a operações por conta e ordem de terceiro. Assim, uma consultoria não deve utilizar os códigos 103 ou 104 apenas porque recebeu um reembolso.
Em 1º de setembro de 2026, o portal oficial ainda informava que a Nota Técnica nº 009 não estivera disponível nos ambientes de produção e produção restrita em agosto e que o cronograma de implantação seria divulgado oportunamente. A empresa deve, portanto, confirmar a disponibilidade do grupo e do código aplicável no emissor e no ambiente efetivamente utilizados. Sobre o Documento Auxiliar da NFS-e (DANFSe), o artigo NFS-e: novo DANFSe possui campos específicos para IBS e CBS detalha a adaptação visual do documento.
O cronograma geral prevê a obrigatoriedade da NFS-e com os novos tributos em 1º de outubro de 2026 para serviços também sujeitos ao Imposto Sobre Serviços (ISS), tributo municipal, com exceções. Algumas categorias começam em 1º de dezembro, enquanto os optantes pelo Simples Nacional têm início em 1º de janeiro de 2027. A empresa deve conferir o enquadramento da atividade.
No sistema integrado de gestão empresarial (ERP), receita, custo repassado, reembolso e taxa administrativa precisam de classificações distintas. A conciliação deve conectar autorização, documento do fornecedor, pagamento, valor ressarcido e NFS-e.
Exemplo
Uma consultoria cobra R$ 8.000 por um projeto e antecipa R$ 1.200 de hospedagem. Se a nota do hotel for emitida no CNPJ do cliente e a consultoria comprovar que pagou a despesa por conta dele, os R$ 1.200 poderão ser excluídos, mantendo a base da prestação em R$ 8.000.
Se o hotel emitir a nota no CNPJ da consultoria, a hospedagem será custo próprio repassado.
Nesse caso, a base tenderá a ser de R$ 9.200, mesmo que a cobrança discrimine os R$ 1.200 como “reembolso”. Se houver taxa administrativa adicional, ela também integrará a base. O exemplo não aplica alíquota futura porque a carga definitiva depende das alíquotas legalmente fixadas para cada período da transição.
O que a empresa deve revisar antes de 2027?
Antes da compra, a empresa deve identificar o adquirente e orientar o fornecedor sobre o CNPJ do documento. Depois, precisa conciliar o valor pago com o ressarcido, sem margens ocultas ou agrupamentos sem suporte individualizado.
No reembolso autêntico, a prestadora financia temporariamente o cliente; por isso, o contrato deve definir prazo de ressarcimento. Se não for possível corrigir a titularidade antes da emissão, o tratamento conservador é reconhecer custo próprio repassado e considerar a tributação no preço.
Legislação
BRASIL. Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, especialmente o artigo 12, § 2º, inciso IV, os artigos 47 a 50, 343, 346 e 348; BRASIL. Decreto nº 12.955, de 29 de abril de 2026, especialmente os artigos 13, § 2º, inciso IV, 47 e 112; COMITÊ GESTOR DO IMPOSTO SOBRE BENS E SERVIÇOS. Resolução CGIBS nº 6, de 30 de abril de 2026, especialmente os artigos 13, § 2º, inciso IV, 47 e 112; RECEITA FEDERAL DO BRASIL; COMITÊ GESTOR DO IMPOSTO SOBRE BENS E SERVIÇOS. Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, especialmente o artigo 1º, inciso III; RECEITA FEDERAL DO BRASIL; COMITÊ GESTOR DO IMPOSTO SOBRE BENS E SERVIÇOS. Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 31 de julho de 2026.
