Novo padrão nacional de Nota Fiscal: o que muda com a Reforma Tributária

Com a reforma tributária, chega um novo padrão nacional de emissão de Nota Fiscal, que valerá para todas as empresas, independentemente do estado ou município.

Conforme a Lei Complementar n.º 214/2025, a partir de janeiro de 2026 a utilização desse modelo será obrigatória em todos os municípios.

Hoje, cada estado e prefeitura adotam modelos próprios de nota fiscal — o que dificulta a integração de dados, torna as obrigações fiscais mais complexas para as empresas e gera custos adicionais para quem atua em diversas localidades.

A partir da reforma, estados e municípios continuarão responsáveis pela emissão – porém, todos deverão seguir o mesmo “manual”, variando apenas entre nota fiscal de serviços (NFS‑e) e nota fiscal para comércio (NF‑e/NFC‑e).

Além disso, a nota fiscal trará campos específicos para os novos tributos: Imposto  sobre  Bens  e  Serviços  (IBS), Contribuição  sobre  Bens  e  Serviços  (CBS) e Imposto  Seletivo  (IS).

Isso significa que as empresas terão de detalhar os impostos de cada produto ou serviço, acompanhados dos códigos fiscais pré determinados que identificam a operação. Em resumo: será necessário indicar atividades, alíquotas, possíveis reduções, regimes específicos e destaque dos impostos.

Esse processo seguirá de modo semelhante ao atual, mas com novos códigos tributários exigidos pela reforma — como a “CClass Trib”, o ajustado “CST” e a obrigatória “NBS”, que passa a ser exigida em 2027.

Como funcionará na prática:

Municípios: poderão emitir a NFS‑e no padrão nacional de duas formas:

• utilizando sistema próprio que compartilhe os dados com o repositório nacional; ou

• aderindo ao emissor nacional disponibilizado pela Receita Federal do Brasil.

Estados: continuarão com seus sistemas para NF‑e e NFC‑e, mas deverão seguir obrigatoriamente o layout padronizado nacional.

Ou seja: não haverá um único sistema centralizado para todo o país, mas haverá um padrão único nacional de emissão.

Qual o resultado esperado?

Para quem emite, o processo será mais previsível; para quem confere, mais transparente. O consumidor, por sua vez, não verá mudanças no essencial: a nota fiscal continua sendo seu comprovante de compra.

Para as empresas: mesmo com desafios (novos campos, ajustes de sistema), a tendência é de menos formulários diferentes, menos retrabalho e emissão mais uniformes.

Quando começa a valer?

A NFS‑e no padrão nacional será obrigatória a partir de janeiro de 2026 — e a atualização dos campos para NF‑e e NFC‑e também entrará em vigor nessa data.

Neste momento, apenas algumas empresas participam de testes. A expectativa é que, a partir de outubro de 2025, mais empresas tenham acesso ao modelo de forma opcional, antes da obrigatoriedade em 2026.

Durante esse período de teste, o preenchimento dos novos campos ainda é opcional — mas é fortemente recomendado que as empresas comecem a se adaptar desde já.

Quem será impactado?

Todas as empresas serão de alguma forma afetadas, pois precisarão adaptar a emissão de notas fiscais — mas com diferenciações importantes:

• Para quem está no Simples Nacional: na prática, não muda o destaque de IBS e CBS na nota, o que facilita. Ainda assim, será preciso estar apto a preencher os novos códigos fiscais que identificam a atividade e a operação.

• Para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real: será necessário incluir os novos campos na nota fiscal. A boa notícia: não haverá recolhimento imediato dos tributos citados, desde que a nota seja corretamente emitida e dentro do prazo. Trata‑se, de momento, de adaptação e esclarecimento ao cliente sobre o que mudou.

A própria Receita Federal já antecipou que haverá atualizações periódicas no modelo. Portanto, acompanhar as mudanças — ou contar com um parceiro para isso — será fundamental para não ficar para trás.

• Se você presta serviços: antes, você acessava o portal da sua prefeitura e preenchia os campos e códigos conforme exigido localmente. Com o novo padrão, você fará a emissão da NFS‑e com códigos e campos que serão usados e reconhecidos por todas as prefeituras. Em muitos casos, você não verá grande diferença no processo, mas os novos campos já estarão presentes.

• Se a prefeitura da sua cidade aderir ao Emissor Nacional, o processo pode mudar de forma mais visível — vale contar com o suporte da sua contabilidade.

• Para empresas de comércio: os modelos de NF‑e / NFC‑e já são padronizados em todo o Brasil; o que muda, nesta reforma, é principalmente a entrada dos novos campos.

As mudanças trazidas pela Reforma Tributária representam não apenas um desafio, mas também uma oportunidade de otimizar processos e alcançar ganhos fiscais importantes — desde que sua empresa esteja bem orientada.

Conte com a ELS Contabilidade & Consultoria para te ajudar a entender as mudanças, ajustar seus sistemas e encontrar oportunidades de eficiência dentro do novo modelo tributário.