Simples Nacional é o melhor regime para ter funcionário? Entenda os custos da folha e os cuidados para não caracterizar grupo econômico
- Larissa Marcomini da Silva
- 20 de jan.
- 4 min de leitura
A escolha do regime tributário influencia diretamente o custo de manter empregados no Brasil. Este artigo analisa, de forma técnica e acessível, as diferenças no pagamento de tributos sobre a folha entre empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, com exemplos práticos e orientações para evitar riscos na organização empresarial.
Muitos empresários partem do pressuposto de que o Simples Nacional é sempre o regime mais vantajoso para contratar funcionários. Essa percepção nem sempre se confirma. À medida que a empresa cresce, aumenta a folha de pagamento, muda o perfil de faturamento e surgem estruturas societárias paralelas, o custo trabalhista e o risco fiscal passam a exigir uma análise mais criteriosa.
O ponto central não é apenas “quanto se paga”, mas como se paga e qual é a coerência jurídica da estrutura adotada.
Como funciona a tributação sobre a folha em cada regime
Simples Nacional
No Simples Nacional, parte da tributação previdenciária está incluída na guia única mensal, conforme a atividade da empresa. Isso pode reduzir encargos diretos sobre a folha em determinados cenários, especialmente para empresas de serviços com menor faturamento e estrutura enxuta.
Entretanto, nem todas as atividades têm o mesmo tratamento, e o crescimento da receita pode elevar significativamente a alíquota efetiva, diluindo a vantagem inicial.
Lucro Presumido e Lucro Real
Nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real, a tributação sobre a folha ocorre de forma destacada. As contribuições previdenciárias incidem diretamente sobre a remuneração dos empregados, independentemente do faturamento da empresa.
Por outro lado, esses regimes permitem maior previsibilidade e, em muitos casos, melhor organização da estrutura de pessoal, principalmente em empresas com margens maiores ou operações mais complexas.
Exemplos práticos
Exemplo 1 – Empresa de serviços com 5 funcionários
Folha mensal: R$ 15.000 Faturamento estimado: R$ 60.000/mês Simples Nacional: considerando que a empresa é prestadora de serviço, (Anexo III, IV ou V), a parte da contribuição patronal já está embutida na guia mensal (DAS), reduzindo o desembolso direto sobre a folha.
CPP no DAS (parte do % sobre o faturamento): média entre 4,5% e 6,7% dependendo da faixa. Usando 5,0% como exemplo: R$ 60.000 × 5% = R$ 3.000
INSS Patronal sobre a folha: R$ 0,00
FGTS (8%): R$ 1.200
Custo total patronal no Simples: R$ 3.000 (CPP) + R$ 1.200 = R$ 4.200
Lucro Presumido: a empresa recolhe encargos previdenciários separadamente, e possui como base de calculo a folha de pagamento. A alíquota do INSS Patronal + RAT + Terceiros é aproximadamente 27,8%
INSS Patronal sobre a folha: R$ 15.000 × 27,8% = R$ 4.170
FGTS (8%)R$ 1.200
Custo total patronal no Presumido: R$ 5.370
Nesse exemplo, a folha é mais barata no Simples, mas há o INSS embutido no DAS, que no exemplo é R$ 3.000/mês. Ainda assim, Simples tende a ser mais econômico para empresas pequenas.
Exemplo 2 – Empresa de serviços com 25 funcionários
Folha: R$ 90.000
Faturamento: R$ 350.000/mês
Simples Nacional: o aumento da receita e da folha empurra a empresa para faixas mais altas, elevando a alíquota global.
CPP no DAS (faixas altas prox. 7%): R$ 350.000 × 7% = R$ 24.500
INSS Patronal sobre a folha: R$ 0,00
FGTS (8%): R$ 7.200
Custo total patronal no Simples: R$ 24.500 + R$ 7.200 = R$ 31.700
Lucro Presumido: o custo da folha é maior no início, mas a tributação sobre a receita pode ser mais estável.
INSS Patronal (27,8%)R$ 90.000 × 27,8% = R$ 25.020
FGTS (8%)= R$ 7.200
A diferença entre os regimes começa a se estreitar.
Custo total patronal no Presumido: R$ 32.220
Os custos ficam muito próximos: Simples = R$ 31.700 Presumido = R$ 32.220 A economia do Simples começa a desaparecer, pois a CPP no DAS sobe muito nas faixas mais altas.
Embora o Simples Nacional seja amplamente percebido como o regime “mais barato”, ele não é automaticamente a melhor escolha para todas as empresas. A competitividade tributária depende de variáveis técnicas — margem, estrutura de custos, volume de faturamento, composição da folha, anexo aplicável, possibilidade de utilização do Fator R. Cada anexo possui alíquotas distintas e a mudança entre eles pode alterar completamente o resultado final. Além disso, no Simples o INSS Patronal não desaparece: ele é transferido para o faturamento, por meio da CPP embutida no DAS. Assim, empresas com faturamento alto e folha pequena podem pagar mais do que pagariam no Lucro Presumido ou Real. Por isso, a decisão não pode ser tomada por impressão geral ou por comparação superficial: exige cálculo profissional, projeção de cenários e análise integrada para evitar que a escolha errada gere custo maior, perda de créditos e riscos operacionais.
O cuidado essencial para não caracterizar grupo econômico
A organização societária deve ser juridicamente possível, proporcional e real. Para evitar riscos:
Cada empresa deve ter objeto social próprio e coerente.
As operações precisam ser autônomas, com meios próprios para funcionar.
Funcionários devem estar claramente vinculados à empresa para a qual trabalham.
Não pode haver confusão de caixa, gestão ou subordinação operacional disfarçada.
A estrutura não pode existir apenas para reduzir tributos ou encargos trabalhistas.
Quando a separação é apenas formal e não reflete a realidade do negócio, o arranjo se torna frágil e passível de questionamento.
Consequências práticas para o negócio
Reclassificação de vínculos trabalhistas.
Reapuração de encargos sobre a folha.
Aumento inesperado da carga tributária.
Riscos financeiros e operacionais que afetam a continuidade da empresa.
Próximos passos recomendados
Revisar o regime tributário à luz do tamanho atual da folha.
Avaliar a coerência jurídica da estrutura societária existente.
Simular cenários comparativos entre os regimes antes de contratar em escala.
Manter registros claros de alocação de pessoal e custos.
O Simples Nacional pode ser vantajoso para ter funcionários, mas não é uma regra universal. À medida que a empresa cresce, a análise precisa ir além do valor da folha e considerar estrutura, faturamento, riscos jurídicos e sustentabilidade do modelo adotado. O regime correto é aquele que equilibra custo, segurança e viabilidade operacional.
Se a sua empresa cresceu, aumentou a folha ou reorganizou a estrutura societária, este é o momento de revisar o regime tributário e a forma de contratação. A ELS Contabilidade & Consultoria apoia empresários na tomada de decisões seguras, alinhadas à realidade do negócio.
